Getting Things Done

Esto significa, más o menos, ‘Cómo hacer las cosas’. Y 'Getting Things Done' (GTD) es una técnica de organización personal, una metodología para mejorar la productividad, que inventó (o, mejor, estructuró, aquí nadie inventa nada) un tal David Allen, un consultor (por cierto, prácticamente de mi edad) que, a principios de este siglo, incluso publicó un libro ('Cómo hacer las cosas - El arte de la productividad sin estrés') que fue bet-seller en 2001 y que, al parecer, aún se estudia en ciertas academias de negocios.

La idea básica es saber organizar nuestro trabajo, que puede llegar a agobiarnos, y hacernos poco efectivos... sabiendo descargar nuestra mente.
Si, porque el cerebro no está diseñado para actuar como una agenda. Ni como una olla donde cocer todo... y si no lo descargamos convenientemente tenderemos a liarnos, y a ser poco efectivos.

Para ello, este tal David Allen recomienda, como concepto nuclear, pasar las ideas a un registro externo, desde donde podemos ordenarlas, controlarlas y priorizarlas, evitando el estress (o sea, el barullo) mental que nos produce el tener la cabeza dedicada a darle vueltas a todo.
Y especifica las pautas a seguir y las herramientas organizativas a disponer para lograrlo.

La primera pauta es la de hacer el volcado, o recopilación.
Se recomienda ‘una descarga en bruto’, en una lista, de todas las ideas que bullen por la mente. Sin orden preestablecido, como salgan. Serán, muy a menudo, ideas deslavazadas, y caóticas, pero se trata de eso: de tenerlas a la vista, como cuando vaciamos sobre la mesa un cajón lleno de cosas. Por tanto, papel o libreta, post-its, grabadora, editor de textos, pizarra… el caso en sacar las ideas de la mente y tenerlas a la vista.

La segunda es la del procesado, u ordenación, de las tareas. 
Y la tercera, la de la organización de las mismas.
Las pongo juntas, porque están muy interrelacionadas. Y para el 'procesado' y la 'organización' hay que tener presente ‘las ocho bandejas básicas’, que a su vez se dividen en dos grupos: las bandejas de NO ACCIÓN (donde todo lo que contengan debe dejar de ocupar, en el momento presente, nuestra mente), y las de ACTUAR de inmediato, donde deberemos encuadrar nuestra primera recopilación... para ocuparnos de ello:

Las Bandejas de NO ACCIÓN son tres:

• la Papelera (para las ideas descartadas),
• la Bandeja de Seguimiento (o de ‘Algún día/Tal Vez’), para las ideas que en el futuro podrían requerir alguna acción, y 
• la Bandeja de Referencias (ideas que, no previendo ninguna acción, quizás convenga, de momento, no dejarlas en el olvido, como pueden ser informaciones, páginas web...)

Y las Bandejas de ACTUAR (de inmediato) se organizan en...

• Bandeja 'Próxima Acción': son tareas cortas (en el original...’de menos de 2 minutos’), no delegables, que se deben emprender inmediatamente. 
• Bandeja 'En Espera': son acciones delegadas, o cursadas por otros, de las que esperamos respuesta, o feedback para poder actuar. 
• Agenda: son tareas que deben ejecutarse en un momento determinado, que debe programarse, y anotarlo como pendiente. 
• Proyectos: aquí se guardarán, si es caso en sus respectivas carpetas, tareas que tienen que ver con un proyecto, o proyectos, más complejos, y que todavía no está definido completamente.
• Material para proyectos: esta bandeja, complementaria con la anterior, recoge ideas que pueden servir para facilitar los proyectos aún no definidos (ni puestos claramente en marcha)

Así que, como punto final, cuando consigamos tiempo disponible 'suficiente', y sea oportuno, avanzaremos en la planificación y ejecución de los proyectos. Y las herramientas, para ello, son también muy simples:

1. Hemos de definir muy claramente el proyecto, su alcance, y el objetivo (meta) perseguido.
2. Tenemos qeu saber visualizar el resultado, porque imaginarse en él ayuda a clarificar su consecución.
3. La tormenta de ideas: cuantas más ideas, mejor. Imaginación al poder. Y sobre la mesa. Un poco, lo que acabo de decir. 
4. Organización: en un proyecto largo también debemos saber identificar las acciones inmediatas, y saber secuenciar, priorizar… 
5. Previsión: mirar hacia adelante, saber identificar las próximas acciones. Y debemso, periódicamente, hacer una revisión de avances.

En resumen, esta es la idea clave:

• RECOPILAR, PROCESAR (las ideas se ejecutan, se posponen o se delegan) y ORGANIZAR (las ideas procesadas, en las Bandejas que se apuntaron) para, finalmente, ANALIZAR el plan de acción…
• EVALUANDO (lo que toca hacer) es decir, mirar las acciones cortas, para realizarlas, consultar la agenda, avanzar en las acciones de un proyecto…
• EJECUTANDO las tareas evaluadas, teniendo en cuenta sus circunstancias específicas: disponibilidad de medios y tiempo en ese momento, prioridad, e incluso ánimo o tendencia puntual por una u otra tarea.
• REVISANDO, semanalmente, los logros y los objetivos pendientes

Y esta es, mayormente, la idea del ‘Getting Things Done’. 

 Y ahora, las preguntas finales...
¿Para que vale? Pues para un jubileta… poco.

Y… ¿Entonces a qué viene esta historia? Pues porque me pareció interesante, y estaba ‘con ánimo de antiguo consultor de Dirección’.

Y… ¿Cual es la meta de esta idea? Pues, en particular, ninguna. Excepto servir para desperezar, en este rato, mis células grises, que siempre me gustó extractar las ideas captadas… y quizás para, cuando lo lea en el futuro, pensar un poco en estos conceptos… y en lo bonito que es sacar el dedo de pontificar y explicar a los demás cómo hay que hacer las cosas, que es lo que hacíamos, mayormente, los consultores.

(Esto es lo que hace, normalmente, el Jefe, en principio pensando en cómo obtener más beneficio. Con esta idea, el consultor le ofrece sus horas de trabajo, para que pueda delegar cosas, o para que alguien se ocupe expresamente de una cuestión que le ocuparía mucho tiempo, aportando algún conocimiento en nuevas prácticas y, sobre todo, ‘política’, para no quemarse: ‘si, ya se que puede ser una cabronada, pero es lo que dice el consultor…’)
Que es lo que, en general, hacíamos en Consulting...